Les métiers clés de la planification Supply Chain : maximiser la performance et l'alignement opérationnel

Le S&OP (Sales and Operations Planning) est un processus de gestion qui permet d’aligner les différents départements d’une entreprise – ventes, marketing, production, logistique, finance – autour d’un plan commun. Il assure une synchronisation efficace des opérations avec la stratégie d’entreprise, en tenant compte à la fois des besoins du marché et des capacités de production. Il assure ainsi le pilotage de la bonne exécution du plan stratégique de l'entreprise que ce soit à un niveau "groupe" ou à un niveau "marchés".

Chez Groove, nous sommes spécialisés dans l'identification et le recrutement de talents qui jouent un rôle clé dans le processus S&OP. Que ce soit des ingénieurs, des diplômés d'écoles de commerce, des profils juniors ou des leaders expérimentés dans la conduite du changement et l'implémentation du processus, nous trouvons les experts qui contribuent à la réussite et à la transformation de votre chaîne de valeur.

Définition et objectifs du processus S&OP

Le Sales & Operations Planning est un processus de pilotage d'entreprise à moyen-long terme (12 à 24 mois) et de décision périodique d'ajustement à court terme, visant à établir un consensus entre :

Des objectifs de ventes et de distribution : Sales
Des capacités internes et externes de réalisation de l'entreprise (capacité de production, ressources, sous-traitance structurels, logistique, etc) : Operations Planning
Et des objectifs financiers (Chiffre d'Affaires, rentabilité, coûts, trésorerie, etc)

Le but est d'accéder à un plan de production et de distribution unique, réalisable et partagé par toutes les parties prenantes du processus garantes de la performance de l'entreprise

Pour aller plus loin dans la vision long terme et l'intégration, on parle de IBP (Integrated Business Planning). Il s'agit d'une évolution stratégique du S&OP qui relie les objectifs financiers et stratégiques à un horizon de planification plus long. L'IBP connecte les plans financiers et stratégiques aux opérations. Cela implique des ajustements dans la stratégie globale en fonction des dynamiques de marché, des investissements, et des priorités de croissance.

Les composantes du S&OP

Le S&OP repose sur une série de composantes interdépendantes qui doivent être rigoureusement orchestrées pour garantir une planification efficace :

Prévision de la demande : Identifier les tendances du marché et anticiper les besoins futurs des clients. Cela inclut également l'innovation et le lancement et la gestion des cycles de vie des produits.
Capacité de production : Ajuster les volumes de production en fonction des ressources disponibles (machines, stocks, main-d'œuvre, etc.).
Planification des approvisionnements : Assurer la disponibilité des matières premières et des produits nécessaires à la production, en optimisant les flux logistiques.
Gestion des stocks : Maintenir un niveau de stock optimal pour éviter les ruptures tout en minimisant les coûts de stockage.
Synchronisation des flux d'information et physiques : Garantir que les informations sur la demande remontent à travers toute la chaîne d'approvisionnement pour ajuster rapidement les décisions opérationnelles.

Ce processus est itératif et se déroule généralement de manière mensuelle, chaque cycle nourrissant le suivant pour une amélioration continue.

Les 5 cycles du processus S&OP

L’implémentation d’un processus S&OP réussi repose sur cinq cycles interconnectés. Chacun de ces cycles joue un rôle fondamental dans l’alignement des objectifs et la coordination des équipes au sein de l’entreprise avec le but de réconcilier les Sales et les Opérations

Le cycle de la collecte des données & de la vie des produits (Data Gathering Cycle)
Ce premier cycle consiste à collecter et consolider les données provenant des différents départements : ventes, marketing, r&d, production, logistique et finance. Ces données incluent l'évolution du portefeuille produits, l'innovation, les prévisions de vente et les plans de production réalisés, les stocks disponibles, ainsi que les contraintes de capacité. L'exactitude de cette étape est cruciale, car elle constitue la base de la prise de décision pour les cycles suivants.
Le cycle de la demande (Demand Planning Cycle)
Au cours de ce cycle, les prévisionnistes vont challenger les informations de vente et de marketing, produire des analyses sur les tendances du marché pour fournir des premières hypothèses aussi précises que possible. Cette étape prend en compte les promotions, les fluctuations saisonnières et d’autres facteurs externes susceptibles d’influencer les ventes. L’objectif est d’établir un consensus sur le volume de ventes attendu pour la période à venir.
Le cycle capacitaire (Supply Planning Cycle)
Une fois la demande définie, l’équipe de planification des opérations se penche sur les capacités de production et les contraintes logistiques. Ce cycle vise à déterminer si les ressources disponibles (machines, main-d'œuvre, matières premières) sont suffisantes pour répondre à la demande prévue. Elle établit des projections des besoins d'approvisionnements. Si des écarts sont identifiés entre la demande et les capacités de production, des ajustements sont proposés (augmentation des heures de travail, changements dans la chaîne d'approvisionnement, etc.).
Le cycle de la réconciliation (Pre-S&OP Cycle)
Lors de ce cycle, les différents plans (vente, approvisionnement, production, etc.) sont réconciliés pour garantir que les objectifs de chaque département sont alignés. Ce cycle permet de repérer d’éventuels conflits entre les prévisions de vente et les capacités de production, et de résoudre ces déséquilibres en amont de la réunion S&OP finale. C'est aussi le moment où les équipes proposent des scénarios alternatifs pour gérer les écarts.
Le cycle d’examen exécutif (Executive S&OP Cycle)
Le dernier cycle est une réunion avec les équipes de direction. L'objectif est de valider les plans consolidés et d'apporter des ajustements stratégiques si nécessaire. Cette étape est essentielle pour obtenir un alignement à tous les niveaux de l'entreprise et pour s'assurer que le plan est en phase avec la stratégie globale. C’est également lors de ce cycle que les priorités peuvent être réajustées en fonction des objectifs financiers ou des conditions du marché.

Soutenir les ambitions de croissance

Anticiper les évolutions de la demande à moyen et long terme. Identifier les besoins d'évolution de l'outil industriel et des moyens de distribution (géographie, nouveaux canaux, investissements, etc). Identifier les moyens à déployer (capacités, sous-traitance, recrutements, etc)

Fluidifier le pilotage des Opérations et renforcer la collaboration

Dimensionnement et pilotage global des stocks pour optimiser le taux de service clients et la trésorerie (BFR). Compréhension des besoins et enjeux des différents métiers de l'organisation, et de leur spécificités locales. Visibilité donnée aux marchés sur les livraisons à venir et les risques de rupture

Faciliter la prise de décisions

Anticiper davantage. Passer de la réactivité à la proactivité. Factualiser les impacts de façon transverse.

Améliorer le service aux clients

Time to market. Disponibilité. Délais de livraison. Qualité de la livraison. Optimisation et Contrôle des coûts.

L’implémentation du processus S&OP

L’implémentation d’un processus S&OP efficace nécessite plusieurs étapes clés :

Évaluation de la maturité de l’entreprise : Identifier les capacités actuelles en matière de planification et les axes d'amélioration.
Mise en place d’une gouvernance claire : Définir les rôles et responsabilités au sein des équipes, notamment par le biais de responsables de cycle, pour garantir la fluidité des processus.
Intégration des outils technologiques : Adopter des logiciels spécialisés dans la planification et l’optimisation des flux (ex : ERP, APS) pour automatiser et fiabiliser la collecte des données et la prise de décision.
Formation et sensibilisation des équipes : S’assurer que tous les départements sont alignés et comprennent l’importance du S&OP dans la stratégie globale de l’entreprise.

Conduire le changement à travers le S&OP

La conduite du changement est un aspect crucial du déploiement du S&OP. Il ne suffit pas de mettre en place de nouveaux outils ou de modifier les processus ; il s'agit d’embarquer les équipes dans cette transformation. Voici quelques principes à respecter pour réussir cette étape :

Communication transparente : Les objectifs du S&OP doivent être clairs pour toutes les équipes. Chacun doit comprendre son rôle dans le processus et comment ses actions contribuent à la réussite globale.
Encourager la collaboration inter-départements : Le S&OP favorise un travail transversal entre ventes, production, logistique et finance. Cette collaboration est essentielle pour créer une synergie et maximiser les résultats.
Pilotage par la donnée : La prise de décision doit être fondée sur des analyses fiables et des indicateurs de performance bien définis. Le partage d’informations en temps réel est crucial pour ajuster rapidement les plans en fonction des évolutions du marché.

Les soft skills attendues pour les leaders du S&OP

Les leaders en S&OP doivent posséder des soft skills spécifiques pour réussir à orchestrer les transformations et piloter efficacement ce processus clé. Voici les compétences essentielles attendues :

Agilité et résolution de problèmes complexes : Les leaders en S&OP doivent être capables de naviguer à travers des environnements incertains et imprévisibles. Leur capacité à ajuster rapidement les plans tout en maintenant une vision stratégique à long terme est cruciale pour faire face aux défis tels que les disruptions de la chaîne d'approvisionnement, les variations de la demande, ou les tensions sur les capacités de production.
Compétences en communication et négociation : Le S&OP exige de fréquentes interactions avec différents départements comme le marketing, les ventes, la finance et la production. Savoir écouter, négocier, et communiquer clairement les besoins et priorités de chaque partie prenante est indispensable pour aligner les objectifs et s'assurer d'une collaboration réussie.
Leadership collaboratif : Les leaders en S&OP doivent fédérer les équipes pluridisciplinaires et encourager la coopération entre les différentes fonctions de l'entreprise. En créant un environnement de travail collaboratif, ils s'assurent que chaque équipe contribue à une vision partagée et à des objectifs alignés.
Compétences "data oriented" : Avec l'essor des outils de planification intégrée et de la gestion de données avancées, les leaders S&OP doivent être capables de prendre des décisions fondées sur des données précises. Analyser les indicateurs de performance, interpréter les tendances, et ajuster les stratégies en fonction des insights tirés des données sont des compétences essentielles.
Connaissances en finance et contrôle de gestion : Le S&OP s'inscrit dans une démarche de pilotage financier et nécessite une compréhension approfondie des impacts économiques des décisions opérationnelles. Les leaders doivent être en mesure d'articuler les effets des prévisions et des ajustements sur la rentabilité, les marges et la trésorerie.
Management fonctionnel et hiérarchique : Les leaders S&OP dirigent souvent des équipes transversales sans autorité hiérarchique directe. Cela demande des compétences en gestion fonctionnelle, pour influencer et mobiliser des ressources au sein de différentes équipes, tout en assurant une coordination efficace et un suivi rigoureux des actions mises en œuvre.

Conclusion

Chez Groove, nous sommes spécialisés dans l'identification et le recrutement de ces talents; leaders sur toutes les nuances des composantes du S&OP. Un métier parmi les plus complets qui soit, et des particularités spécifiques à chaque entreprise.

Être acteur du S&OP implique de maîtriser un large éventail de compétences, allant de la planification stratégique à la gestion opérationnelle, en passant par la collaboration inter-fonctionnelle. Le choix des bons talents est donc essentiel pour garantir la réussite et la performance des entreprises. L’évaluation de ces compétences demande une compréhension approfondie, un savoir technique solide, de l’expérience, et une grande finesse dans l’analyse des profils.

C’est ce niveau d’exigence que nous apportons à chaque mission, pour que nos clients bénéficient des meilleurs leaders capables de conduire les transformations et piloter ces processus avec succès.